Logowanie

Instrukcja kancelaryjna w urzędzie Jednostki Samorządu Terytorialnego

Kurs Instrukcja kancelaryjna w urzędzie Jednostki Samorządu Terytorialnego prezentuje najważniejsze zagadnienia z zakresu instrukcji kancelaryjnej. Kurs ten składa się z trzech następujących rozdziałów:

1. Wstęp

2. Akta spraw, przesyłki, system EZD


3. System tradycyjny


Szacowany czas trwania kursu: 4,5 godziny.

Celem szkolenia jest dostarczenie użytkownikom wiedzy na temat instrukcji kancelaryjnej. Materiały zostały przygotowane na podstawie rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych.


Struktura szkolenia opiera się na 3 rozdziałach. Ze względu na ograniczenia objętości szkolenia, w szkoleniu prezentowane są najważniejsze zagadnienia, które powinien znać każdy, kto ma styczność czynnościami kancelaryjnymi.

 

Rozdział pierwszy wprowadza do tematu instrukcji kancelaryjnej. Przedstawiona została tu podstawa prawna i poprzednie regulacje. Ponadto, znajdują się tu informacje na temat konstrukcji wykazu akt i systemu klasyfikacji dziesiętnej. W rozdziale tym, znajduje się także informacja o sposobie zakończenia dotychczasowych spraw. Pod koniec rozdziału znalazły się informacje na temat układu instrukcji kancelaryjnej i podstawowe wiadomości na temat systemu EZD.

 

W rozdziale drugim użytkownik zapozna się z informacjami dotyczącymi dokumentacji tworzącej akta sprawy, wydzielania określonych spraw z klasy oraz dokumentacji nie tworzącej akt spraw. Przedstawione są również czynności kancelaryjne w systemie EZD, zadania punktu kancelaryjnego oraz podział przesyłek na klasy. Ponadto, opisane zostało przyjmowanie przesyłek przekazanych pocztą elektroniczną i na Elektroniczna Skrzynkę Podawczą w systemie EZD. W dalszej części rozdziału, znalazły się informacje na temat przesyłek na informatycznym nośniku danych, rozdziału przesyłek oraz składu chronologicznego. Uczestnik kursu, uzyska informacje na temat dekretowania spraw, tworzenia spisu spraw, uzupełniania akt sprawy i metadanych, oraz akceptacji projektów pism w systemie EZD. W rozdziale tym, omówiona została również wysyłka pism w postaci papierowej i elektronicznej oraz przenoszenie dokumentacji do archiwum.

 

W ostatnim, trzecim rozdziale, użytkownik uzyska informacje na temat czynności kancelaryjnych oraz pracy punktu kancelaryjnego w systemie tradycyjnym. Kursant pozna sposób przyjmowania przesyłek przekazanych pocztą elektroniczna i na Elektroniczną Skrzynkę Podawczą w systemie tradycyjnym. W rozdziale, zostały również przedstawione informacje o załącznikach do dokumentacji na informatycznym nośniku danych, dekretacji przesyłek, dołączaniu przesyłek do akt sprawy oraz spisie spraw. Pod koniec rozdziału kursant dowie się, jak w systemie tradycyjnym załatwiane są sprawy niezałatwione, jak są uzupełniane akta sprawy oraz jak wygląda akceptacja projektów pism. Ostatnie strony rozdziału poświęcone zostały opisowi rejestru przesyłek i teczki aktowej.

 

Kurs przeznaczony jest dla wszystkich osób, które mają styczność z korespondencją, która wpływa do urzędu lub jednostki organizacyjnej przedsiębiorstwa. Udział w kursie pozwoli pracownikowi na zapoznanie się z niezbędnymi informacjami na temat instrukcji kancelaryjnej. Materiały zaprezentowane są w bardzo przystępny sposób. Dodatkowo, kurs został zaopatrzony w ćwiczenia, które mają za zadanie pomóc pracownikowi w zapamiętaniu najważniejszych części materiału.